Будите шеф: 9 стратегија уштеде у разуму за руководиоце АДХД-а

Ами је менаџер пословног развоја финансијске институције. Она управља са 30 људи на филијалама у три града. Њезин дневни распоред састоји се од пуно састанака са клијентима и обављања појединачних и конференцијских позива са особљем које јој се јави. Његова поштанска пошта увек је пуна, највише зато што јој треба превише времена да би написала одговоре. Бори се са испуњавањем извештаја на време. Ами наглашава прегледе перформанси зато што мрзи да пружа негативне повратне информације запосленима.

Јим је руководилац пројекта у великој грађевинској фирми. Координира више пројеката и руководи десетинама људи. Половина његовог радног дана састоји се од планирања састанака, а друга половина га чини бомбардираним телефонским позивима и е-маиловима који захтевају његову пажњу. Његова канцеларија је у нереду, што чини још изазовнијим да пратите сву папирологију, записе и задатке које треба обавити. И поред дугог радног времена и викенда код куће, он не може да стигне.

Јим и Ами су успешни руководиоци који добро раде свој посао. Они имају

АДХД. Једва да су сами. На хиљаде одраслих са АДХД-ом на руководећим и руководећим позицијама у свакој професији. Изазов за Ами и Јима, као и многе друге који су на њиховом положају, јесте да науче добро управљати АДХД-ом, како би њихови послови били мање стресни и напорни. Испод су неке стратегије које су им помогле.

1. Напишите свој опис посла

Већина запослених има јасно дефинисан посао са специфичним циљевима и структуираном рутином. То обично није случај са извршне позиције, где су очекивања и одговорности слабо дефинисани и отворени. Ако вам неко није дао јасан, структуриран опис посла, напишите га сами.

Које су најважније одговорности у вашем послу? Колико времена требате посветити сваком од њих? Када у свом распореду доделите време за ове приоритетне задатке и како уравнотежите свој распоред да бисте осигурали да приоритетни задаци буду извршени? Које конкретне циљеве извршења настојите да испуните и како доследно надгледате и процењујете свој напредак?

Вероватно ће свуда бити неструктурирана извршна директорка, ометана ситницама и губит ће време. Додатна опасност је да без реалних очекивања и здравих ограничења посао руководиоца може лако да преузме његов живот. То је, како је открио Џим, рецепт за изгарање.

2. Учините планирање као ваш главни приоритет

Одвојите време за планирање, дугорочно и краткотрајно и промишљање ко је, шта и шта је пројекат. Проблем многих руководилаца са АДХД-ом је што су запали у гашење пожара и не треба им времена да гледају унапред и ефикасно планирају. Дугорочни резултат је често катастрофалан.

Јим је сазнао да што је ефикаснији био у планирању, што мање пожара мора да угаси. „Мој најважнији задатак као извршног директора није да гасим пожаре, већ да спречим да пожари распаљују.“ Основни краткорочни задаци, попут састанака, заказани су у његовом плану, са обавештењима и подсетницима које је учесницима послао његов уред асистент. Дугорочнији и сложенији пројекти детаљно се планирају уз помоћ програма за управљање пројектима, као што је Мицрософт Пројецт.

3. Смањите дистракције

Што је особа више одвраћена и што више детаља треба да се бави, то је већа и потреба за организованим радним окружењем. Нека ово буде непрекидна мисија за уклањање и смањење ометања вашег стола и у вашој канцеларији.

За Ами је највећи проблем била поплава е-маилова. Сваки пут кад би је зауставила да прочита, објаснила је: „Имала сам ужасно време да се вратим на пут.“ Решење је требало дати себе је посветила временима е-поште за читање и одговарање на е-маилове, а игнорисала их је када се морала усредсредити на друге заказане задацима.

Јимов проблем био је у томе што се његов стол суочио са стакленим зидом који је гледао у већи канцеларијски комплекс. Решење је био да окрене свој сто, тако да се наслони на непрозиран зид.

Ефикасни извршни делегати; један неефикасан не. Добро брисање захтева захтева да вам буде јасно који су задаци делегирани, а који не. Делегирајте задатке које неко може да уради као и ви, да бисте ослободили време и енергију за задатке који захтевају вашу стручност. Будите осјетљиви у не делегирању задатака којима запослени није у стању да управљају и добродошли у искрене повратне информације ако се те ситуације појаве.

Делегање треба захватити ваш понос. Јим није хтео да делегира, јер „нисам хтео да изгледам као да се тресем.“ Ово је био случај да радим више, али глупље. Јим је одбацио ову навику.

4. Научите када рећи „не“

Постоје два главна разлога због којих су многи руководиоци презадовољни својим пословима. Они могу бити неефикасни, у том случају је решење за побољшање продуктивности путем стратегија суочавања попут ових које су овде поменуте. Други разлог преоптерећености је превише рада. Једино решење претераног ангажмана је да смањите своје радно оптерећење. Ако смањивање неовлашћеног посла није опција - на пример, ако се виши менаџмент не слаже - дугорочно решење може бити наћи други посао.

Ефикасни извршни директор увек треба да буде свестан шта је могуће или што није могуће и да се обавезује или у складу са тим одбија захтеве. Један од понављајућих проблема Ами био је тај што ће је њен шеф тражити да се бави проблемима без обзира на тренутне пројекте на свом столу. Морала је и на крају то учинила, постаните асертивни и реците свом шефу, „Могу се побринути за ово, или се бринем за то, али не могу и једно и друго.“

Други проблем је био превише захтева људи који јој се јављају да закажу телефонске састанке или друге планиране догађаје. Ово је бацило њен властити распоред у хаос и она је морала да одговори не.

5. Будите добри, не савршени

Након што сте прегледали, одредили приоритете и испланирали свој дан, дајте све од себе да испуните задатке у року који сте им одвојили. Ами је имала тенденцију да се изгуби у малим детаљима и пожалила се: „Увек покушавам да реорганизујем информације“ како би извештаји или мејлови били савршени. Њеној перфекционизам, заједно са својом дистрактибилношћу, успорио је своју продуктивност до брзине меласе. Само је присиљавала себе да престане с распоредом - постављањем аларма како би је упозорила да има 10 преостало је неколико минута, а затим одустала од задатка када је време истекло - да је била у стању да остане на врху оптерећења.

6. Нека састанци буду кратки и фокусирани

Без обзира да ли водите интерни или екстерни састанак, увек припремите концизан дневни програм и придржавајте се га. Ово вам не само да помаже да организујете информације, већ свима штеди време. Држите састанак уско фокусиран и на тему, и водите разговор назад према дневном реду када други (или ви!) Изађу из правца.

7. Не преговарајте са прегледима перформанси

Многи појединци са АДХД-ом су људи угодни и осетљиви на нелагоду или бол других. Амиина нелагодност због прегледа перформанси произишла је из њене забринутости примање конструктивне критике чини неким људима непријатно. Престала је да одлаже кад је преиспитала преглед перформанса као прилику за подучавање, а не као конфронтацију. Процена је постала прилика да се запосленима каже како да буду ефикаснији у својим пословима.

8. Фуел Тхиселф

Када сте у искушењу да радите преко ручка, немојте. Одржавање здравог нивоа шећера у крви од суштинског је значаја за пажњу и концентрацију. Поред исхране, кратко време које нуди пауза за ручак помаже у спречавању менталног умора у поподневним сатима.

9. Закажите рутинске задатке

Земаљски задаци често се избегавају или заборављају уколико не постану навика. Рутинирајте тренутне одговорности применом поступка који следите по задатом распореду. Повећајте трошак до подне сваког петка. Затражите од свог помоћника у уреду да вас подсети ако заборавите или одложите време. Ова промена помогла је Јиму и Ами да остану при врху.

Ажурирано 16. децембра 2019